Existem vários métodos para contabilisticamente valorizar os inventários e cabe a cada empresa escolher o método a usar para melhor rentabilizar o seu negócio e os seus resultados. Se trabalha com stock, seja ele constituído por matérias-primas, produtos acabados ou ambos, sabe do que estamos a falar e, muito provavelmente, já ouviu falar de um dos métodos mais conhecidos: o FIFO.

Pelas suas características, o FIFO é um método que faz muito sentido, principalmente em lojas com produtos perecíveis, uma vez que, tendencialmente, se usam primeiro os produtos que estão em stock há mais tempo, de forma a haver rotatividade para que não passem da validade e se desperdicem.

Mas como fazer para aplicar o método do FIFO na sua loja? É o que explicaremos neste artigo. 

O que é o FIFO?

O FIFO, sigla para “First-In, First-Out” (traduzido livremente para “primeiro a entrar, primeiro a sair”), é um método de valorização e gestão de inventário que pressupõe que os artigos mais antigos sejam os primeiros a serem vendidos ou usados na produção, respeitando-se, assim, a sua ordem de chegada.

Do mesmo modo, também a sua valorização, ou seja, a atribuição de um valor ao inventário para aferição do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas (CMVMC) ou do valor das existências em armazém no final de um período, segue o mesmo princípio, o que significa que os valores atribuídos aos produtos que saem são os custos de aquisição das faturas de compra mais antigas.

É, por isso, fácil de perceber porque é que o FIFO é um método tão lógico para a gestão de inventários de lojas de alimentos ou de restaurantes, uma vez que já é algo intuitivo quando se trata de produtos que se podem estragar com a antiguidade.

Vantagens do FIFO

O FIFO é um dos métodos de gestão de inventário mais intuitivos e fáceis de entender, além de ser uma ajuda na gestão dos armazéns. Mas estes não são os únicos benefícios.

Melhor controlo de produtos perecíveis

Como temos vindo a referir, possivelmente a vantagem mais lógica: da forma que o stock é manuseado usando o FIFO, os produtos mais antigos saem primeiro, o que significa menos desperdícios em produtos estragados por ficarem esquecidos no fundo do armazém.

Não quer isto dizer que só traga vantagem a produtos perecíveis: aplica-se também a outro tipo de produtos cujo “esquecimento no fundo do armazém” pode significar a sua deterioração ou perda de tendência – veja-se, por exemplo, o caso dos tecidos e da roupa, que têm uma altura para serem vendidos sem passar de moda.

Maior controlo do stock disponível

Devido ao cuidado em usar os produtos por ordem, dificilmente passarão produtos despercebidos e, portanto, haverá azo a menos erros de contagem e a menos encomendas desnecessárias de determinadas referências.

Aproximação do preço de compra à realidade do preço de venda

Devido à inflação e aos normais acréscimos de custos das empresas com o passar do tempo, como os custos de mão-de-obra, a situação mais natural é que os preços de compra vão subindo ao invés de descerem.

Usando o FIFO, das duas uma: pode ter mais aproximada a realidade do custo de compra da do preço de venda, mantendo uma margem de lucro estável, ou, por outro lado, pode conseguir uma margem de lucro maior enquanto conseguir usar materiais de compras mais antigas ao mesmo tempo que acompanha os preços de venda de mercado do seu produto.

Redução do CMVMC e (possível) aumento do lucro

Vantagem associada ao ponto anterior e pressupondo um aumento de preços com o passar do tempo, ao usar o FIFO, o custo das mercadorias vendidas será menor, uma vez que o custo aplicado às mesmas será o das faturas de compra mais antigas e, portanto, o mais baixo. Ora, o CMVMC é uma componente de apuramento dos resultados líquidos no final do exercício económico e, quanto mais baixo for, maior será o lucro.

NOTA: CMVMC = Existências iniciais + compras – existências finais

Como aplicar o FIFO no inventário da sua loja

• Identificar as datas de validade ou aquisição

Pela sua definição, o ponto mais essencial para aplicar o método do FIFO são as datas de validade e de aquisição.

No caso dos produtos com validade limitada, é muito importante localizar e garantir que essa data é visível para poderem ser organizados de acordo com a mesma. Se, porventura, a data consta de uma embalagem exterior e o que vai usar ou vender são as unidades dessa embalagem, deve colocar etiquetas com a validade em cada uma das unidades.

Por outro lado, nos produtos que não têm validade, para aplicar o FIFO, deve identificá-los com a data de compra ou receção.

• Remover itens danificados ou com validade ultrapassada

Depois de ter todas as datas identificadas, será fácil colocar em prática este passo. Os artigos cuja validade tenha sido ultrapassada não poderão ser usados e vendidos e, por isso, devem ser retirados do armazém e do inventário. O mesmo acontece com produtos que se encontrem danificados e não possam ser aproveitados.

• Organizar os produtos por datas

Os artigos deverão ser colocados nas prateleiras para venda (ou nos armazéns para incorporação na produção) de acordo com as datas de validade ou aquisição, ficando à frente aqueles cujo prazo vai acabar mais cedo ou os que foram adquiridos há mais tempo.

Do mesmo modo, os produtos que forem recebidos mais recentemente devem ser colocados atrás desses, também por ordem de datas, do mais antigo para o mais recente.

• Vender ou usar os produtos mais antigos primeiro

Ao organizar as prateleiras por datas, faça-o de forma a que os seus clientes (ou os envolvidos na produção) peguem primeiro nos mais antigos, ou seja, os que estão à frente. Tal implica organizar as prateleiras de modo a que não haja artigos em excesso ou colocados de forma confusa para o utilizador.

• Formar a equipa para uma manutenção contínua

O FIFO é um método de aplicação contínua e, como tal, é necessário que forme os seus colaboradores sobre a necessidade de manutenção, provendo-os com as boas práticas que referimos.

Principalmente numa loja aberta ao público, em que passam muitas pessoas pelos seus produtos, é necessário ir fazendo o controlo do que está exposto para que os itens se mantenham por datas, além de garantir que cada reposição siga as mesmas práticas.

Gestão de stocks facilitada com o apoio certo

Aplicar o FIFO no seu negócio pode parecer trabalhoso, mas a verdade é que com o software certo, torna-se fácil saber as quantidades de cada produto que tem em cada armazém a todo o tempo.

O Jasmin é um software de gestão para todo o seu negócio, que lhe proporciona uma gestão automática e integrada do stock, possibilitando-lhe acompanhar os respetivos movimentos, criar armazéns e transferir stocks entre eles, gerir a localização dos artigos nos armazéns, configurar stocks mínimos e máximos, bem como bloquear stocks negativos, corrigir e acertar quantidades.

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