Quem gere um negócio não está imune a um problema comum: a fatura não paga. A falta de pagamento de uma fatura, pode implicar quebras de liquidez recorrentes e fluxo de caixa negativo.

Pedir aos seus clientes para pagar faturas pendentes é complicado, mesmo tendo todo o direito a fazer essa pressão. Perseguir estes clientes implica gastar tempo, dinheiro e recursos do negócio. Em situações normais, o negócio proporciona um produto ou serviço a um cliente, as faturas chegam ao cliente para o pagamento e a empresa recebe o respetivo pagamento.

Quando este processo não acontece desta forma, a situação pode tornar-se complicada: uma fatura não paga pode ser uma ameaça ao sucesso do seu negócio.

Para evitar estas situações, é importante entender o que pode fazer quando se depara com um cliente que não pagou uma fatura.

Como ter a conversa sobre a fatura não paga?

Pagamentos em atraso causam, muitas vezes, perdas de dinheiro e recursos do seu negócio. Contudo, podem existir vários aspetos que motivaram o atraso, como o cliente ter tido um problema na contabilidade ou ter perdido a fatura.

Com o objetivo de proteger o seu negócio, pode considerar algumas estratégias para ter uma conversa pouco confortável com o seu cliente sobre a fatura não paga, sem prejudicar o relacionamento com o mesmo.

1. Comece a conversa atempadamente

Quando começa a pensar em ter a conversa com o seu cliente, é porque o pagamento já está em atraso. Desta forma, ao contactar o cliente o mais cedo possível, a empresa pode oferecer opções de pagamento mais flexíveis. Isto implica opções como a mudança do dia de pagamento ou a oferta de pagamentos de débito direto. Estas opções não garantem o pagamento, mas ajudam a chegar a um objetivo.

Faça perguntas: Muitas vezes, o atraso no pagamento pode não ter sido intencional. É importante considerar outras variáveis que levaram ao atraso. Por isso, o primeiro passo deve ser perguntar o motivo do atraso no pagamento. Além de ser uma pergunta legítima, é uma forma subtil de relembrar a fatura não paga.

2. Procure comunicar com o departamento certo

O seu contacto dentro de uma empresa não é, muitas vezes, a pessoa responsável pelo pagamento das faturas. Assim, é importante manter comunicação com o departamento certo, ao invés de fazer a mensagem passar por várias pessoas até chegar ao principal destinatário.

3. Comece por planear a conversa

Quando a fatura não é paga, a conversa tem de surgir o quanto antes. Se a sua empresa prestou um serviço e o seu cliente não pagou é fácil pensar que a falta de pagamento é intencional. No entanto, os descuidos acontecem regularmente. Por isso, dê ao seu cliente o benefício da dúvida.

3 dias de atraso

Este é o período de tempo, após a fatura ter expirado, que deve ter em conta para enviar o primeiro email, de preferência, com a fatura anexada. Neste email deve estar indicado que o pagamento está atrasado e que deve ser efetuado o mais rápido possível. Muitas vezes, este lembrete subtil é o suficiente para fazer o cliente agir.   

7 dias de atraso

Se após o primeiro email ainda não tiver recebido o pagamento, é altura de voltar a relembrar a fatura pendente com um segundo email. Neste email é importante afirmar que o pagamento ainda está pendente e que é necessário ser feito dentro de um determinado número de dias.

21 dias de atraso

É fácil ignorar os emails da sua empresa, caso o atraso no pagamento seja intencional. Contudo, é mais complicado ignorar alguém pelo telefone. Esta é a altura de fazer a primeira chamada.

Nesta chamada, a qual pode ser pouco confortável, deve ter em conta alguns aspetos:

• Explique o objetivo da chamada de forma clara e amigável, mas direta;
• Pergunte ao seu cliente por que razão o pagamento ainda não foi feito;
• Ouça com atenção e responda educadamente.
  
  

Ter em atenção a importância de manter uma conversa civilizada é essencial para preservar o relacionamento com o cliente.

30 dias de atraso

Se o pagamento não for efetuado dentro de 30 dias após o vencimento da fatura, é a altura certa de enviar uma carta antes de iniciar processos judiciais.

4. Ofereça outras opções de pagamento

Se o seu cliente for de confiança, uma das opções é permitir que ele tenha mais tempo para realizar o pagamento. Por outro lado, se estes atrasos forem recorrentes, o cliente está a consumir tempo e dinheiro ao seu negócio. Nestes casos, é fundamental que o pagamento seja realizado de imediato para evitar ações legais.

Sugerir a automatização de pagamentos

Para garantir que as faturas da sua empresa são pagas a tempo, pode optar por automatizar o processo de pagamento. Desta forma, os clientes podem efetuar os pagamentos através de um computador, tablet ou smartphone.

Ao simplificar a forma como os seus clientes lhe podem pagar as faturas em atraso, está a assegurar que os pagamentos sejam feitos a tempo. Quanto mais simples for o processo, menos tempo e esforço os clientes vão dedicar ao pagamento.

5. Contrate um advogado

Nesta fase, a relação com o seu cliente já não é sólida. Um advogado pode ajudar a negociar com o cliente e representar a sua empresa em algum procedimento legal.

Como a tecnologia pode ajudar a manter os pagamentos em dia

Como já foi dito previamente, a fatura não paga é um problema de todos os tipos de negócio. Novos métodos de pagamento surgem para retirar valor aos métodos tradicionais. Os pagamentos online, por exemplo, permitem ao cliente proceder ao pagamento através de dispositivos móveis.

Atualmente, existe, também, software de faturação cloud que permite aceder aos dados do negócio em todo o lado, a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet. Com esta opção, a gestão da faturação torna-se mais simples.

Optar por um software de faturação online é garantir aos clientes a agilidade que procuram na era digital.

O Jasmin é um software de faturação que permite saber, em tempo real, o estado dos pagamentos, aceder a faturas ou controlar despesas.

Com este software a análise de prazos de recebimentos e pagamentos ou a emissão de faturas é mais simples, com a análise de tesouraria. 

Ao aliar o poder da Inteligência Artificial e Machine Learning à gestão, o Jasmin permite saber o estado de todo o seu negócio e prever, com base nos dados históricos, a evolução dos seus resultados.

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