As empresas que comercializam serviços sabem que o tempo despendido a criar orçamentos é um mal necessário. Mas e as empresas que comercializam produtos? Têm de fazer orçamentos? Podem optar pela fatura proforma. Se este termo lhe é desconhecido, explicamos o que é, como se usa, e quais as vantagens da fatura proforma.

Fatura proforma ou orçamento?

Na verdade, são praticamente o mesmo documento, sendo que o orçamento é mais usado em serviços, e a fatura proforma quando se trata de produtos.

O que é?

A fatura proforma é um documento sem validade fiscal, idêntica a uma fatura comercial no conteúdo, que serve como “simulação”. Fornece uma descrição exata dos produtos ou serviços a ser transacionados. As informações que devem constar de uma fatura proforma são:

• Nome e morada do vendedor e comprador;

• Itens da transação;

• Preço unitário e total;

• Peso e dimensões da mercadoria;

• Termos da transação e do pagamento;

• Custos de transporte, seguro, etc.;

• Data de entrega prevista;

• Data de validade;

• Taxa de IVA aplicada;

• Descontos, se aplicável.

Além disso, a fatura proforma deve sempre ser identificada como tal, e deve conter a informação “Este documento não serve de fatura”.

Quais as vantagens?

Utilizar uma fatura proforma traz vantagens especialmente no caso de transações internacionais, mas não só. Como são standardizadas, e muito detalhadas, as faturas proforma são documentos mais fáceis de analisar do que orçamentos.

No caso de venda de bens para o estrangeiro, a fatura proforma ajuda com o controlo alfandegário, informando tanto as autoridades como o adquirente sobre os detalhes da mercadoria. Havendo moedas diferentes, também ajuda a comparar custos.

Em todos os casos, a fatura proforma pode ser o fator que falta para fazer um comprador mudar de ideias, dando-lhe uma visão exata do que pode esperar do vendedor e do bem que pretende adquirir.

Além disso, a fatura proforma ajuda-o a si, a fazer uma previsão de tesouraria.

Quando deve ser usada?

Como já referido, as faturas proforma devem ser usadas em caso de transações internacionais, mas também em transações comerciais nacionais. E, uma vez que não é necessário liquidar IVA referente às faturas proforma, podem ser emitidas sempre que se achar necessário.

Quando o comprador concordar com os termos descritos na fatura proforma, é só emitir uma fatura-recibo, com os mesmos dados e informações – esta última, já constitui um documento com valor fiscal associado. Note que não é obrigatório uma fatura proforma ter uma fatura comercial correspondente.

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