Até para aqueles que só conseguem trabalhar sob pressão, a organização é algo indispensável para o bom funcionamento de qualquer negócio.

7 dicas de organização para maior produtividade

1. Organize o seu escritório:

A primeira das dicas de organização é obvia: um escritório ou uma área de trabalho organizados é fundamental. Para começar, certifique-se que tudo tem o seu devido lugar.

Organizar pastas em prateleiras, gavetas ou armários devidamente identificados liberta imenso espaço nas secretárias e diminui a poluição visual dentro da sua empresa. Se a princípio pode ser um pouco mais complicado habituar-se ao novo layout, mais tarde os seus colaboradores vão agradecer e responder com produtividade e eficiência.

2. Limpe e categorize o seu email:

Quer seja o único utilizador do email da sua empresa ou tenha vários colaboradores a aceder, uma caixa de email organizada, com marcadores e filtros, facilita a leitura e receção de emails.

Por exemplo, crie um marcador para cada um dos fornecedores e clientes, e um filtro para spam ou ofertas promocionais. Separe ainda aquilo que são dúvidas e questões de clientes, de reclamações, agradecimentos ou testemunhos.

3. Estruture o marketing e o apoio ao cliente:

Já pensou em criar uma pipeline, ou funil de vendas? Integrar o seu software de gestão com um sistema de CRM é uma ótima forma de organizar esta parte da gestão do seu negócio.

Pense ainda em usar um sistema de marketing de automação, que lhe permita contactar e oferecer apoio ao cliente. Colocar em prática esta simples dica de organização, além de evitar erros, poupar-lhe-á tempo a si e à sua equipa.

4. Reparta tarefas atempadamente:

Um dos problemas em qualquer empresa, é uma má, ou até falta de repartição de tarefas.

Defina claramente que equipa ou pessoa tem de tratar de que processo, e qual é o passo seguinte. É muito comum surgirem coisas “para ontem”, que são sempre feitas sob pressão? Tente evitar as coisas de última hora e planear o máximo que conseguir, assim, além de respeitar timings e deadlines, vai também assegurar que os seus colaboradores fazem um trabalho mais estruturado e pensado.

5. Grandes projetos em pequenas etapas

Colocar um grande objetivo para si e para o seu negócio pode ser uma ótima forma de motivar a sua equipa.

Mas será que este objetivo parece inalcançável? Em vez de tentar ter tudo de uma vez, divida esse grande objetivo numa série de etapas menores. Assim, parecerá mais fácil, a pressão associada não será tão grande, e o ambiente em geral estará mais descontraído, o que levará inevitavelmente a uma maior produtividade na empresa.

Esta dica de organização, aliada a uma boa repartição de tarefas vai sem dúvida melhorar o workflow no seu negócio, e a capacidade de resolução de problemas.

6. Planeie e prepare despesas:

Faça “avaliações” periódicas do desempenho do seu negócio. Para isso, use um software que lhe ofereça KPIs, ou indicadores de desempenho, e opção de demonstração de resultados.

É mais fácil prevenir-se contra imprevistos, quebras repentinas nas vendas, manter um fundo de maneio, e fazer face a despesas inesperadas. Além disso, calendarize as operações mais importantes.

7. Adote o paperless:

Paperless, ou “sem papel” é uma tendência. Como conseguir? Mova o máximo de operações para a cloud.

Guarde cópias de todos os documentos que precisa na cloud, em vez de confiar apenas no arquivo físico. Ao fazê-lo estará a agilizar a gestão do seu negócio, garanti com que todos os documentos estejam acessíveis onde e quando precisar, e completamente seguros. Além disso, estará a dar a si mesmo mais liberdade para trabalhar e tratar de assuntos de negócio a partir de onde quiser.

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