Muitos negócios não voltarão a ser o que eram. Mas isso não representa uma desvantagem na competitividade, na rentabilidade ou na capacidade de inovação: a própria natureza do trabalho está a sofrer alterações, tendo surgido novas modalidades. Teletrabalho, remote work, homeoffice: são apenas algumas formas de descrever o trabalho à distância, um modelo considerado por muitos como a chave da eficiência em tempos adversos.

Para dominar o remote work é importante encontrar as ferramentas adequadas para manter a produtividade e a conectividade.

Remote Work: a receita da produtividade

Mesmo antes da pandemia da COVID-19 ter afetado todos os cantos do mundo, a modalidade de remote work já era uma realidade para alguns, mas, agora, representa uma semana constante de trabalho de muitos profissionais.

De uma ideia longínqua, o remote work passou a modalidade mainstream em tempos de pandemia. Se havia empresas que já integravam o teletrabalho nas suas políticas de gestão de Recursos Humanos  – e que, por isso, foram rápidas a implementar esta modalidade, muitas outras, não vislumbravam sequer essa possibilidade, tendo sido postas à prova e, por isso, não se adaptaram de forma imediata.

O cenário extremo de questões saúde pública moveu milhares de pessoas de um ambiente de escritório comum para um regime de remote work. Tudo isto do dia para a noite. Nestas circunstâncias, o que marca a diferença é o tipo de sistemas e ferramentas de suporte à atividade e a sua capacidade de os adaptar a novas realidades!

Os ingredientes principais do remote work

Cloud

Algumas empresas já utilizavam soluções na cloud antes do grande impulso do teletrabalho. Isso tornou todo o processo de adaptação muito mais simples. Uma ligação à internet é o suficiente para permitir o normal funcionamento das operações, em casa ou em qualquer lugar.

Outras empresas, que ainda avaliavam a migração para a cloud – porque queriam atualizar a sua tecnologia suportada em soluções mais inovadoras e flexíveis – viram-se obrigadas a acelerar a tomada de decisão ao perceber que a passagem para remote work era um imperativo.

Ferramentas de gestão de projetos

Entre tantas tarefas e responsabilidades, a gestão de projetos torna-se algo complexo que requer muita dedicação. Ferramentas que simplifiquem o plano de ações da equipa e o cumprimento dos objetivos são os maiores aliados na gestão de projetos à distância.

Assim, com recurso aos sistemas adequados, acompanhar resultados e planear ações futuras é mais simples.

Ao centralizar as tarefas numa única plataforma, a gestão é mais simples. Ferramentas como o Trello, Google Drive, Dropbox, Monday ou Asana, ajudam a manter a equipa unida e as informações sobre as tarefas e os projetos estão acessíveis a todos os envolvidos. Por serem cloud, estas ferramentas permitem ter todos os documentos, arquivos ou outras informações armazenadas de forma online e disponíveis a toda a hora e em qualquer lugar.

Ferramentas de colaboração

Trabalhar à distância impossibilita a comunicação com o mesmo nível de espontaneidade que presencialmente. Isso é um facto incontestável. Para reverter a situação e agilizar a colaboração, utilizar mensagens instantâneas permite manter a comunicação em qualquer lugar e a qualquer hora. E com a maioria das aplicações de comunicação a possibilitarem conversas com múltiplas pessoas, torna-se mais simples desenvolver ideias e resolver problemas.

Para conversas rápidas, existem aplicações de mensagens instantâneas, como:

• Slack
• Whatsapp
• Messenger
• Skype

Ferramentas para virtual meetings

Para debater ideias, resolver problemas, analisar situações ou discutir qualquer assunto mais complexo, um simples email ou mesmo mensagem no chat não é suficiente. A distância obriga à adoção de soluções mais inovadoras. E não é preciso ir muito longe para reunir “cara a cara”. Nas videochamadas, os participantes podem ver-se e comunicar facilmente, o que torna mais simples a partilha de ideias e apresentação de argumentos.

Para tal, existem várias ferramentas que o permitem fazer de forma simples:

• Zoom
• Google Hangouts
• Microsoft Teams
• Skype

Ferramentas para gestão financeira

Sabemos que a gestão financeira de um negócio é uma tarefa complexa, especialmente em tempos adversos como este, que obrigou milhares de trabalhadores a optar pelo remote work. E manter um negócio saudável passa essencialmente por garantir uma gestão controlada.

Analisar prazos médios de recebimentos e pagamentos, emitir faturas, controlar gastos mensais ou analisar o lucro obtido exige tempo e muita disponibilidade. Com o Jasmin, um software de gestão cloud, pode trabalhar remotamente e de forma autónoma ao mesmo tempo que cumpre as obrigações legais e fiscais.

Ao aliar Inteligência Artificial, mecanismos de Machine Learning e funcionar na cloud, o Jasmin é o parceiro que o seu negócio precisa para ultrapassar com sucesso esta fase adversa! Experimente a versão gratuita e trabalhe bem acompanhado onde e quando quiser!